Komplexe Regularien
EU-Vergabeverfahren folgen strengen Vorgaben zu Ablauf, Fristen und Dokumentation. Jeder Fehler kostet Zeit.
Vergabeverfahren unterliegen zahlreichen Regularien. Der VergabePlaner führt Fachbereich und Vergabestelle strukturiert durch jede Phase – transparent, zentral und cloudbasiert.
Der VergabePlaner ersetzt Aktenstapel, Fristenlisten und verstreute Dokumente durch einen geführten, digitalen Ablauf.
EU-Vergabeverfahren folgen strengen Vorgaben zu Ablauf, Fristen und Dokumentation. Jeder Fehler kostet Zeit.
Planung und Durchführung binden Personal – und erfordern oft zusätzliche rechtliche Unterstützung.
Öffentliche Organisationen haben bei der Digitalisierung großen Nachholbedarf – erst rund ein Drittel der geplanten Online-Verwaltungsleistungen ist umgesetzt.
Vom ersten Bedarf im Fachbereich bis zum abgeschlossenen Verfahren in der Vergabestelle.
Fachbereich und Vergabestelle sehen offene Anfragen, laufende Ausschreibungen und anstehende Fristen auf einen Blick – filterbar nach Dienststelle, Team oder eigener Verantwortung.
Der Fachbereich stellt seine Anfrage, die Vergabestelle prüft, fragt nach und leitet das Vergabeverfahren ein. Jeder Schritt hat einen klaren Status, ein Team und eigene Anhänge.
Bei Mindestfristen legt der VergabePlaner die Termine für Teilnahme-, Angebots- und Bindefristen selbst an. Manuelle Fristen sind jederzeit möglich, der Erinnerungsservice meldet sich rechtzeitig.
Rückfragen laufen als Tickets mit Frist, Priorität und Anhängen direkt im Workflow. Bieterfragen aus dem Portal werden erfasst, beantwortet und im Verfahren dokumentiert.
Ordner, Dateien und Anhänge pro Workflow-Schritt. Mehrere Anhänge lassen sich zu einem Dokument zusammenführen.
Lieferanten, Kunden sowie interne und externe Ansprechpartner an einem Ort – mit Reporting.
Benutzer, Rollen und Rechte, Fachbereiche sowie Kunden mit eigener Domain zentral verwalten.
Mit der Schnellsuche oder gezielt über die Detailsuche direkt zum gesuchten Eintrag.
Daten zu digitalisieren ist der erste Schritt. Ihr wahres Potenzial entfalten sie erst, wenn sich die Prozesse an den digitalen Informationen ausrichten. Genau dafür ist der VergabePlaner gebaut.
Wir führen den VergabePlaner nicht einfach ein – wir begleiten Ihre Organisation mit agilen Methoden und transparenten Prozessanalysen.
Wir untersuchen zielorientiert, welche Bereiche sich durch Technologie in ihrer Effizienz steigern lassen.
In jeder manuellen Tätigkeit steckt Verbesserungspotenzial. Zuhören und lernen ist der Schlüssel, es aufzuzeigen.
Für die Umsetzung setzen wir auf agile Methoden und transparente Prozessanalysen.
Wir digitalisieren die Daten und passen die Prozesse an die digitalen Informationen an.
Nach jeder Umstellung messen wir Ergebnis und Performance – und leiten daraus neue Optimierungen ab.
Hinter dem VergabePlaner steht die ColumByte GmbH aus Gräfelfing. Wir begleiten Organisationen bei der digitalen Transformation – mit Schwerpunkten in digitaler Prozessautomatisierung, Hybrid- und Multi-Cloud, Software as a Service und künstlicher Intelligenz.
Wir entdecken neue Wege – und führen Sie sicher ans Ziel.